Reuniões tomam grande parte do tempo do Gerente de Projeto e de sua equipe. Se mal planejadas ou conduzidas de forma improvisada tendem a ser inconsequentes, acarretando uma enorme perda de tempo para todos.

Gerentes de Projeto experientes priorizam ao máximo as interações diretas com um único interlocutor e, quando as reuniões são necessárias, utilizam técnicas específicas para fazer com que elas produzam efetivamente resultados. Destaco, a seguir, algumas práticas que, ao longo destes mais de 30 anos de atividade em projetos, tenho comprovado que contribuem significativamente para uma boa reunião:

Convocação – a convocação serve para que os participantes possam se preparar para a reunião não só em termos de agenda, como também buscando as informações necessárias para tratar os assuntos da pauta e atingir o objetivo da reunião. Assim, a convocação deve ser feita com antecedência suficiente para esta preparação. Uma lista explicita dos convocados é essencial, para que todos os convocados tenham conhecimento de quem mais recebeu a convocação. Reuniões regulares – diárias, semanais, quinzenais, mensais, com os mesmos participantes – dispensam convocações, uma vez que são programadas antecipadamente num horizonte mais amplo. Nestes casos, somente quando há necessidade de participantes não usuais para tratar temas específicos é que se justifica convocação.

Objetivo – deve ficar claro na convocação a finalidade da reunião, com a definição do resultado final a ser alcançado, preferencialmente algo tangível e constatável, como uma decisão, uma solução, um direcionamento ou um alinhamento.

Data, Horário e Duração – tanto quanto a data e o horário de início da reunião, é essencial estabelecer antecipadamente, na convocação, o horário de término e a duração. A reunião deve ser o mais curta possível, porém suficiente para tratar toda a pauta. Se a pauta for muito ambiciosa, o melhor é dividir em reuniões menores com os participantes específicos de cada conjunto de assuntos. A pontualidade deve ser observada por todos, tanto para o início quanto para o término da reunião.

Pauta – a relação de assuntos a serem tratados na reunião deve ser preparada antes e encaminhada aos participantes na convocação, para que cada um possa levar as informações necessárias a cada assunto. Em reuniões mais complexas, a pauta pode incluir o tempo a ser dedicado a cada assunto e o resultado a ser atingido (decisão, direcionamento, parecer, informação, etc.). Já em reuniões regulares pode-se ter uma pauta regular, tratando sempre a mesma sequência de assuntos e destacando eventuais assuntos extraordinários.

Participantes – devem ser convocados todos os participantes necessários e somente os necessários para tratar os temas da pauta. De maneira geral, exceto em reuniões informativas, de alinhamento, quanto menor o número de participantes, melhor. Somente aqueles que efetivamente contribuirão para os temas a serem tratados e os objetivos a serem atingidos na reunião deverão estar presentes.

Facilitador – a reunião deve ser conduzida por alguém que vai garantir que todos os assuntos da pauta sejam tratados e que os resultados sejam alcançados dentro do tempo de duração estabelecido. Além da distribuição do tempo, o facilitador cuida também do clima da reunião, garantindo que todos tenham oportunidade de se expressar, cortando os mais extrovertidos quando necessário, estimulando a contribuição dos mais introvertidos, direcionando os trabalhos, destacando pontos nos registros e mantendo o controle dos eventuais conflitos. Embora seja usual esta função ser exercida por quem convocou a reunião ou pelo participante de posição hierárquica mais alta, isso não necessariamente precisa ser assim. Ao contrário, em reuniões regulares, esta função deve, sempre que possível, ser rotativa entre os participantes usuais.

Redator – os resultados da reunião devem ser registrados de forma objetiva por um dos participantes eleito como redator. Esta função, ao contrário do que geralmente acontece, deveria ser disputada, uma vez que o redator tem a oportunidade de organizar as ideias, escolher as palavras e assim, mesmo sem distorcer o que foi tratado, influenciar os desdobramentos, o que efetivamente pode ser considerado um privilégio. Por isso, em reuniões regulares, esta função também deve ser rotativa entre os participantes usuais. Para garantir a fluidez da reunião, as funções de facilitador e de redator devem ser executadas por participantes diferentes.

Ata – a reunião tem mais chance de ser consequente se forem registrados os resultados a que se chegou. Num primeiro momento a ata serve para lembrar e comunicar a todos – participantes presentes, eventuais convocados ausentes e demais destinatários – os resultados da reunião. Uma vez firmada por todos os participantes presentes, a ata serve também como um compromisso das ações a serem desenvolvidas em consequência do que foi acordado na reunião. A ata ideal é a ata instantânea, feita ao longo da reunião, lida ou apresentada ao final para a concordância de todos os participantes presentes e distribuída em seguida. Os meios eletrônicos de registro, apresentação e distribuição, permitem esta agilidade.

Lista de Pendências – os resultados que já deveriam ter sido prontificados mas não foram podem passar a fazer parte desta relação, útil no controle dos assuntos que se tornaram críticos, das datas reais de resolução, frente às datas originalmente planejadas, dos atrasos e consequências. Incluir ou não a Lista de Pendências na Ata da Reunião é decisão do Gerente do Projeto e depende da tipologia do projeto, do perfil dos participantes e das características da organização.

Distribuição da Ata – o registro da reunião deve chegar a todos os participantes, bem como aos convocados que eventualmente não puderam estar presentes e também àqueles que de alguma forma estarão envolvidos ou serão afetados pelo encaminhamento dos assuntos tratados na reunião. A distribuição deve ser feita o mais breve possível, preferencialmente assim que concluída a reunião e finalizada a ata. É importante, também, que todos os destinatários tenham conhecimento de quem recebeu a ata da reunião e, para isso, uma lista explicita dos destinatários é essencial.

Desdobramentos – uma reunião pode ser considerada bem sucedida se resultar em ações. Para que isso efetivamente aconteça é necessário delegação, responsabilidade, comprometimento e autoridade para cobrar os resultados. Projetos muitas vezes demandam ações convergentes, de vários stakeholders simultaneamente, em sincronia, sob pena de comprometer os resultados do projeto. Este sentimento de cooperação e coletividade deve ser fortalecido na reunião e sustentado na etapa subsequente das ações.

Os pontos aqui destacados se atem a aspectos processuais, mas há outros pontos igualmente importantes referentes a aspectos comportamentais – pontualidade, foco, cooperação, objetividade, atitude, etc. – que poderão ser abordados, futuramente, em outro post.

Ainda que estas melhores práticas atenuem algumas das tensões, reuniões de projetos são inevitáveis fontes de pressão. Por isso mesmo, é sempre bom ter desfibriladores por perto e pessoal treinado na sua utilização, afinal os projetos proporcionam grandes emoções e, vez por outra, pode ser necessária alguma ressuscitação...